Eventos empresariales exitosos: 12 consejos para lograrlos

Existen diferentes eventos empresariales. Seguramente has escuchado acerca de los “company retreat”, retiros corporativos, retiros de empresa y demás nombres que se le puedan otorgar a esta interesante práctica corporativa. Podrás contratar una empresa especializada o, incluso, planificarlo tú mismo. Sin importar cuál sea tu caso, en este artículo te presentamos algunos consejos para tener el mejor retiro corporativo y, por supuesto, que obtengas el máximo de tu inversión.

Para las sugerencias que te daremos, nos hemos basado en experiencias exitosas de nuestros clientes en Sitges, Barcelona, para los cuales hemos coordinado retiros corporativos, retiros ejecutivos, team building, entre otros. Después de todo, estas “escapadas en equipo” pueden ayudar significativamente a la unión, empatía y trabajo de los integrantes de una compañía.

¡Echemos un vistazo!

1. Ten un objetivo claro para todos

Comienza haciéndote esta pregunta: ¿Por qué vas a hacer un retiro corporativo? Cualquier actividad y proyecto requiere de una meta definida. ¿Deseas enfoque para un proyecto? ¿Debes definir la estrategia para el siguiente año? ¿Tienes un equipo remoto y deseas que se conozcan a nivel personal para generar cohesión?

Una vez que tengas tu objetivo definido, entonces podrás comenzar con la planificación. El tipo de evento corporativo te ayudará a definir tus metas. No es lo mismo un retiro de gerencial con enfoque estratégico que un evento de desarrollo de equipo (team-building), no tendrán el mismo objetivo.

Consejo adicional: recuerda comunicar tu objetivo con el equipo, así todos estaréis en la misma línea y ¡trabajaréis en conjunto hacia una única meta!

2. Considera el tiempo de todos y avisa con antelación

Los eventos empresariales requieren la presencia y concentración total de todos los participantes, es decir, que estén física y mentalmente presentes. En este sentido, necesitas dar aviso a todos tan pronto como sea posible.

Generalmente, avisar al menos 6 meses antes del evento corporativo podrá garantizar que la gente lo considere en sus agendas sin que ello repercuta negativamente en sus vidas personales y profesionales.

3. Crea espacio en el calendario de tu equipo

Cuando puedas, asegúrate de que las actividades diarias de tu equipo no vayan a interferir con tu retiro corporativo. Ahora conoces tu objetivo y, por lo tanto, es prioridad para el mismo que tu equipo esté concentrado en las actividades de tu evento.

No hay nada peor para despejar la mente que centrarse en las obligaciones de rutina. Por este motivo, trabaja con los miembros de tu equipo para asegurarte que vuestros teléfonos móviles permanezcan apagados cuando sea posible.

4. Localización: elige el sitio ideal para eventos empresariales

Ten en consideración que un evento corporativo fuera de la sede con los colegas de trabajo puede ser muy interesante si el lugar es atractivo para todos. Con esto en mente, elige una localización a la cual sea fácil llegar con distintos medios de transporte, que tenga acceso a restaurantes, vida nocturna, y, sobre todo, actividades para tu equipo que estén alineadas a tus objetivos.

Nuestros clientes adoran nuestras villas en Sitges, Barcelona para eventos empresariales por las siguientes razones:

• Están situadas únicamente a 25 minutos desde el aeropuerto de Barcelona.
• Existen más de 300 restaurantes para cenas con tu equipo.
• La amplia oferta de hermosas y espaciosas villas, sea para realizar actividades que para hospedar a los miembros de tu equipo.
• Esta localidad ofrece lo mejor de dos mundos: el encanto de un pequeño pueblo y las ventajas de una gran ciudad.
• La gran cantidad de distintas actividades disponibles ofrecerá algo interesante, incluso, para el integrante más demandante de tu equipo.
• Sitges cuenta con 17 playas, todas preciosas, para disfrutar en el tiempo libre.
• Se ofrecen bastantes actividades de team-building. Entre ellas están kayac, SUP boards, excursionismo, tours del vino, tours en Barcelona, degustaciones y muchas más.
• Nuestro equipo de conserjería estará siempre atento a tus necesidades así como a todos los detalles de tu evento. Si necesitas pizarras, proyectores, salir de compras, noches de barbacoa, chefs privados, entrenador personal, sesiones de yoga, en fin…tenemos todo lo necesario, ¡y más!

5. Procura que todos los participantes lo pasen bien

Si bien es cierto que no se puede complacer a todos, hay algo seguro, cuanto mejor sea la planificación, las personas que no estén satisfechas serán las menos (si no es que inexistentes).

Cuando la gente siente que es tomada en cuenta, su disposición a participar será aún mayor. Por ejemplo, para la organización de las cenas, asegúrate que conozcas todas las alergias y restricciones alimentarias del equipo. Sin embargo, esto no quiere decir que tengas que hacer una cena especial para cada gusto, es simplemente, atención a los detalles que hacen la diferencia.

Una estrategia útil para asegurarte que tienes todo bajo control es contar con gente responsable para cada actividad.  Por ejemplo, selección de restaurantes, actividades e incluso, localizaciones. Piensa en quiénes tienden a motivar a los demás, son persuasivos o quiénes toman un rol de líder para que se sumen al éxito del evento.

6. Presta atención a los participantes introvertidos

Todos hemos presenciado en algún momento de nuestras vidas cómo en una dinámica de grupo las personas extrovertidas “ensombrecen” a los introvertidos. Estos últimos, si no son atendidos, pueden quedar completamente apagados. Por esta razón, ten muy presente las personalidades introvertidas cuando elijas las actividades. Una noche de karaoke no será lo más divertido para todos.

Es importante escuchar ideas de todos los integrantes del equipo para garantizar en lo posible que las actividades tengan un balance. Por ejemplo, una caminata o visita a una galería de arte pueden ser interesantes para los miembros más introvertidos.

7. Es mejor planificar y comunicar de más

En ocasiones, los eventos empresariales podrían tener alguna situación impredecible. Quizás algo no irá en el modo en que lo has planeado, y eso es normal. Si has pensado en las contingencias y todos estáis alineados respecto a las expectativas del evento, entonces estarás más preparado y en una mejor posición si algo no va como lo habías pensado.

Para darte más ideas de lo que podrías considerar, piensa en qué harías en caso de que se presente una emergencia personal, médica o de trabajo. ¿Qué harías si el clima decide comportarse en modo diferente al previsto?

¿Cómo atenderías un conflicto inesperado? ¿Qué tasa de participación has anticipado? ¿Cómo gestionarás la ingesta de alcohol en el grupo, cuánto es mucho? Como puedes ver, la lista de consideraciones es tuya, pero recuerda que siempre será mejor estar preparado.

8. Obtén ayuda para tu evento corporativo

Organizar eventos empresariales exitosos requiere de habilidades de administración de proyectos (project management) y, por lo tanto, de una gran planificación. Asegúrate que estés delegando donde puedas hacerlo. Es decir, piensa en tu equipo, confía en ellos y, como habíamos mencionado antes, nombra líderes para áreas específicas.

Si la localización ofrece un servicio de apoyo, ¡haz uso de él! Seguramente, ellos conocen la zona y tienen toda la experiencia necesaria para obtener el máximo del sitio. Además, aprovecha al equipo de la sede, también es su trabajo que tu retiro corporativo sea un éxito.

9. Ten un balance de diversión y enfoque

Sabemos que tener sesiones de 8 am a 7 pm podría parecer lo más eficiente y efectivo para asegurarte que estás obteniendo provecho de tu retiro de empresa. Sin embargo, días muy largos y llenos de presentaciones, por más que estén en otro lugar, podrían saturar a los participantes y resultar ser contraproducente.

Ten en cuenta que muchas de las ventajas de los eventos empresariales son las conexiones informales que se hacen en las pausas del programa. Específicamente, nos referimos a las conversaciones casuales mientras se toma café o una cerveza. De hecho, en diversas ocasiones son estas interacciones las que ofrecen el mayor valor de un retiro.

Entonces, considera seriamente tener suficientes sesiones formales y estructuradas por una parte (para cubrir lo que hemos dicho en el punto 1) y, por otra parte, tiempo libre y de diversión que pueda dar vida a las interacciones casuales.

10. Controla la tecnología y otros elementos importantes

No hay nada peor que perder nuestro tiempo tratando de hacer ajustes tecnológicos que no teníamos contemplados. ¿Te ha pasado? Por esta razón, ten en cuenta el internet y la velocidad del mismo, ¿será suficiente para lo que requieres hacer? Si vas a proyectar piensa en el sonido, la pantalla, entre otros.

Por otro lado, elementos como papeles, pizarras, bolígrafos, son igualmente importantes. La gracia de esto es saber que tendrás todo lo necesario, ya sea que lo lleves tú o que un miembro del servicio de la sede te lo lleve.

11. Incluye a los que no pudieron asistir

Es inevitable que alguien no pueda asistir, por distintos motivos. Pero eso no significa que ellos se pierdan de todo. En este sentido, considera esta posibilidad y ten en cuenta formas diferentes para incluir a estas personas cuando regresen o, si se puede, mientras se hace el retiro. Algunos ejemplos para incluirlos en los eventos empresariales son:

• Videos de las sesiones
• Videollamadas en vivo para que puedan interactuar
• Minutas diarias por correo con los puntos más importantes
• Fotografías

12. Considera una villa de lujo como tu sede

Tu retiro corporativo en una villa de lujo podría ser justo lo que tu equipo necesita. ¿Por qué creemos esto?

• Privacidad en un ambiente informal: la posibilidad de llevar a cabo las sesiones en el mismo espacio donde la gente se está hospedando ayuda a crear, de forma natural, esos momentos relajados para hacer o fortalecer conexiones dentro del equipo.
• Actividades de esparcimiento que no son posibles en un hotel: podrás organizar una barbacoa al aire libre, tener una fiesta temática en la piscina o hasta llevar a un DJ.
• Costes menores respecto a un hotel: los gastos por persona de una villa, incluyendo los servicios de banquete y catering, son sorprendentemente más bajos que en un hotel.
• Evento en localizaciones múltiples para equipos grandes: si sois un grupo numeroso, considera dividir el evento en dos o más villas cercanas. Este tipo de estrategia aporta flexibilidad a las actividades, además de ofrecer la oportunidad de realizar competencias de equipos relacionadas con su villa.